Сформулируйте достижимый результат
Отказ указывает внешнее воздействие, но не содержит результатов исследования. Определите, чего вы хотите от адресата сейчас: получить объяснение, исправить конкретную запись, согласовать осмотр или обсудить исполнение. Начните с события и приложите только материалы, относящиеся к просьбе.
Соберите текст из трёх частей
В первом абзаце назовите документ «письменный отказ в гарантийном ремонте» и опишите своё отношение к нему. Во втором покажите, какую деталь уточняет диагностика с описанием причины. В последнем сформулируйте отдельными пунктами конкретные просьбы и способ получения ответа.
До отправки
Попросите разделить обнаруженный дефект и основание вывода о его причине. Перечитайте письмо с точки зрения получателя: сможет ли он найти событие в своей системе? Если намерены соблюсти обязательный претензионный порядок, отдельно уточните требуемую форму, адрес и срок именно для вашего спора.
Что внести в шаблон
- Получатель
- Изложение обстоятельств
- Моя просьба
- Приложения