Определите, у кого хранится нужная запись
Для этой ситуации полезен договор дарения. Если его нет у вас, найдите организацию или участника, которые его составили либо получили. Документ «акт передачи дара» поможет указать период, номер или другую привязку, по которой запись можно найти.
Сузьте запрос до конкретной части
Укажите своё отношение к событию и точно опишите, какую копию, строку или период вы запрашиваете. Если в материале есть сведения других людей, предложите предоставить выписку с закрытыми посторонними данными. До отправки проверьте реквизиты адресата.
Зафиксируйте результат
Стороны спорят, передавалась ли вещь фактически. Отдельно зафиксируйте обещание, оформление и передачу. Сохраните отправленную версию и подтверждение доставки. Если источник недоступен, внесите причину и возможную замену в опись материалов.
Что внести в шаблон
- Адресат
- Что именно прошу предоставить
- Реквизиты для поиска
- Способ получения