Сформулируйте достижимый результат
Одна запись о рождении не совпадает по написанию фамилии. Определите, чего вы хотите от адресата сейчас: получить объяснение, исправить конкретную запись, согласовать осмотр или обсудить исполнение. Начните с события и приложите только материалы, относящиеся к просьбе.
Соберите текст из трёх частей
В первом абзаце назовите документ «ответ архива» и опишите своё отношение к нему. Во втором покажите, какую деталь уточняет документы с различным написанием имени. В последнем сформулируйте отдельными пунктами конкретные просьбы и способ получения ответа.
До отправки
Укажите, для какой цели нужен факт и где уже запрашивались документы. Перечитайте письмо с точки зрения получателя: сможет ли он найти событие в своей системе? Если намерены соблюсти обязательный претензионный порядок, отдельно уточните требуемую форму, адрес и срок именно для вашего спора.
Что внести в шаблон
- Получатель
- Изложение обстоятельств
- Моя просьба
- Приложения