Сформулируйте достижимый результат
Следы на потолке увеличиваются после каждого дождя. Определите, чего вы хотите от адресата сейчас: получить объяснение, исправить конкретную запись, согласовать осмотр или обсудить исполнение. Начните с события и приложите только материалы, относящиеся к просьбе.
Соберите текст из трёх частей
В первом абзаце назовите документ «заявка о протечке кровли» и опишите своё отношение к нему. Во втором покажите, какую деталь уточняет журнал осмотров крыши. В последнем сформулируйте отдельными пунктами конкретные просьбы и способ получения ответа.
До отправки
Сопоставьте осадки, обращения диспетчеру и выполненные работы. Перечитайте письмо с точки зрения получателя: сможет ли он найти событие в своей системе? Если намерены соблюсти обязательный претензионный порядок, отдельно уточните требуемую форму, адрес и срок именно для вашего спора.
Что внести в шаблон
- Получатель
- Изложение обстоятельств
- Моя просьба
- Приложения